Die Corona-Pandemie hat es uns schonungslos vor Augen geführt: Die Digitalisierung ist hierzulande leider nicht auf dem technischen Stand, den man im 21. Jahrhundert erwarten könnte. Das gilt unter anderem für öffentliche Behörden und Verwaltungen, in denen noch lieber mit Fax und Brief kommuniziert wird als mit E-Mail und anderen elektronischen Nachrichtendiensten. Allerdings, und da sind sich die Experten einig, werden gerade die hoheitlichen Ämter beim digitalen Tempo zulegen müssen, wollen sie künftig mit Bürger:innen angemessen kommunizieren. Wie das genau funktionieren kann, zeigt dieser Beitrag.
Zunächst einmal: Öffentliche Einrichtungen und Behörden zählen zu den sogenannten Kritischen Infrastrukturen (KRITIS). Dort genießt die Sicherheit der IT-Infrastrukturen sowie der darauf gespeicherten Daten allerhöchste Priorität. Daher sieht insbesondere das IT-Sicherheitsgesetz ein Höchstmaß an geeigneten Security-Maßnahmen vor. Das gilt speziell für das Verarbeiten und Speichern von Daten.
Hierbei wird zwischen ruhenden Daten (Data in Rest) und bewegten Daten (Data in Motion) unterschieden. Die erste Kategorie betrifft Daten, die sich vor allem auf Rechnern befinden, wie persönliche Zugangsdaten, Datenbanken etc. Diese sind meist gut geschützt und verlassen eher selten das Firmennetzwerk resp. die dort zum Einsatz kommenden Endgeräte.
Bewegliche Daten erfordern einen sicheren Austausch
Bei den beweglichen Daten sieht es hingegen ein wenig anders aus. Sie verlassen permanent ihren „Aufenthaltsort“ und werden hierfür auf den unterschiedlichsten Wegen zwischen Personen hin und her transferiert. Ein beliebter Transportweg hierbei ist nach wie vor die E-Mail, mit all ihren Nachteilen, was den Datenschutz und die Datensicherheit betrifft. Aber auch beim Transport großer Dateien stößt diese Form der Datenübertragung recht schnell an ihre Grenzen. Spätestens da ist der Zeitpunkt gekommen, über eine praktikable und gleichzeitig sichere Lösung nachzudenken.
Qiata: Daten und Dateiverzeichnisse komfortabel und sicher austauschen
Solch eine Anwendung nennt sich Qiata aus dem Hause SECUDOS. Damit können Dateien, Dokumente und komplette Dateiverzeichnisse jeglicher Größe sicher und verschlüsselt mit anderen Personen ausgetauscht werden; und das datenschutzkonform, also ganz im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Schöne an Qiata: Bevor die Daten den Computer der Behörde verlassen, lässt sich genau bestimmen, wer Zugriff auf die Informationen erhalten soll. Das garantiert einen höchstmöglichen Schutz der sensiblen Daten, die öffentliche Einrichtungen täglich versenden.
Qiata findet im Rechenzentrum statt, und nicht in der Cloud
Für dieses Höchstmaß an Datenschutz beschreitet Qiata im Gegensatz zu vergleichbaren Filesharing-Plattformen einen eigenen Weg: Die Software-Lösung befindet sich nicht in einer x-beliebigen Cloud (die womöglich nicht einmal DSGVO-konform ist), sondern im Rechenzentrum der Behörde oder öffentlichen Einrichtung. Damit lässt sich der Datenschutz bestmöglich einhalten und garantieren; gerade für den Betreiber einer Kritischen Infrastruktur ein hohes Gut.
Protokollierung der ausgetauschten Informationen für noch mehr Sicherheit
Um noch ein wenig mehr an Sicherheit zu manifestieren, haben die Entwickler von Qiata eine nützliche Protokollierungsfunktion implementiert, die eine Versionierung der bearbeiteten Dokumente darstellt. Damit lässt sich noch Wochen und Monate später genau bestimmen, welche Informationen wann mit welchen Personen geteilt wurden. Das ist für den vertrauensvollen Austausch sensibler Daten ein unabdingbares Merkmal.
Qiata kann alles: Outlook, Windows, Mac und Webbrowser
Schön an der Datenplattform ist auch ihre komfortable Nutzung. Denn egal, wie der Austausch der Dateien und Dokumente vonstattengehen soll, stehen hierfür diverse Möglichkeiten bereit. Der Datentransfer gelingt sowohl über das E-Mail-Programm Microsoft Outlook, mithilfe der passenden Windows- bzw. macOS-Software als auch via Webbrowser.
Darüber hinaus lassen sich innerhalb des sogenannten TeamTransfer-Bereichs Dokumente gemeinsam bearbeiten, wie man das zum Beispiel von Google Docs kennt. Diese komfortable Möglichkeit trägt ihren Teil zu einer weiteren Verbesserung des digitalen Austauschs von Dateien bei; und das stets sicher und datenkonform.
Disclaimer: Für das Verfassen und Veröffentlichen dieses Beitrags hat mich die Firma SECUDOS beauftragt. Bei der Ausgestaltung der Inhalte hatte ich nahezu freie Hand.