Die digitale Transformation ist vor allem für Behörden und ähnliche Einrichtungen der öffentlichen Hand eine enorme Herausforderung. Um diese bewältigen zu können, braucht es zweierlei: Einen erfahrenen Digitalisierungspartner wie die n-komm GmbH aus Karlsruhe und die richtige Anwendung wie die ELO E-Akte.
Daher ist es keine allzu große Überraschung, dass die Stadtverwaltung Tübingen künftig die ELO E-Akte einsetzt. Denn diese Digitallösung ist erprobt, zukunftssicher und unterstützt darüber hinaus offene Schnittstellen und mobile Arbeitsprozesse. Auch das war der Stadtverwaltung Tübingen von Anfang an sehr wichtig. Entscheidend war zudem, dass die E-Akte mit den Bedürfnissen und Anforderungen ihrer Anwender mitwächst.
Tübingen setzt die ELO E-Akte ein – mithilfe von n-komm
Als zentrales Element hat man sich beim Projekt Tübingen für die Ablagesystematik der Boorberg-Aktenplan entschieden. Sie bietet nämlich unter anderem eine Importfunktion, mit der sich die existierenden Daten in das neue Aktensystem überführen lassen. Wichtig ist in diesem Fall auch ein globaler Zugriff, der allen Verwaltungsmitarbeitern auf das Aktensystem gewährt werden soll. Damit können diese Akten bearbeiten und auch neue Akten selbst anlegen. Außerdem steht eine Adressverwaltung mit einer sinnvollen Systematik bereit. Diese umfasst Kontaktlisten, Adressgruppen und Personenadressen. Praktisch ist auch die Importfunktion, mit deren Hilfe sich csv-Dateien einlesen lassen.
Wichtig war der Stadt Tübingen auch eine exakte Definition der Akten-Lebenszyklen, der Akten-Typen sowie ihrer Fristen und Zugriffsberechtigungen. Zudem wurden die Art und Weise von Teilakten sowie die Aktenbezeichnungen genau festgelegt.
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Die n-komm E-Akte.Plus erweitert die ELO E-Akte
Neben der ELO E-Akte setzt die Stadt Tübingen die n-komm E-Akte.Plus ein. Diese bietet nämlich weitere, sinnvolle Funktionen. Dazu zählen unter anderem die Schriftgutverwaltung, ein erweitertes Adressmanagement, der n-komm iServer, ein zentrales Schnittstellenmanagement zu Fachverfahren, eine Serienbrief und -mail-Funktion, diverse Ansichten, Vorlagen und vieles mehr.
Personalakten aus dvv-personal in die ELO E-Akte importieren
Wichtig bei solch einem elektronischen Aktensystem sind auch die Personalakten. Diese können bei der Stadt Tübingen in Kombination mit der ELO E-Akte über eine Import-Schnittstelle aus der Anwendung dvv-personal gefüllt werden. Auch das geschieht mithilfe einer csv-Datei, in der sich sämtliche Daten befinden. Auf diesem Weg gelangen zum Beispiel auch Entgeltnachweise von dvv-personal in der E-Akte.
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Wichtig ist aber auch, jenseits von Fachanwendungen elektronische Dokumente erzeugen und versenden zu können. Auch hier leistet die ELO E-Akte gute Dienste, indem sich Word-Vorlagen generieren lassen, die von den Verwaltungsmitarbeitern genutzt werden können. Diese hat die n-komm gemeinsam mit der Stadt Tübingen im Vorfeld definiert und erstellt, die sich mit Microsoft Word verwenden lassen. Damit können die Dokumente direkt aus der E-Akte heraus erstellt und versendet bzw. gedruckt werden. Damit lassen sich auch Serienbriefe verfassen und per E-Mail verschicken.
Disclaimer: Dieser Beitrag ist ursprünglich für die n-komm aus Karlsruhe in Vorbereitung ihres 20-jährigen Bestehens entstanden. Dieses Jubiläum wird am 14. Oktober 2020 gefeiert.