Gerade wir Freiberufler sehen uns oft mit diesem einen Zeitdilemma konfrontiert: Wieviel quantitativer Aufwand erfordert eigentlich ein Projekt, eine Aufgabe, ein einzelner Blogbeitrag? Das betrifft aber auch Angestellte, die beispielsweise im Homeoffice arbeiten oder viel unterwegs sind. Um all diese geleistete Arbeit richtig und bequem zu erfassen, kann man sich vielerlei Tools und Software-Werkzeuge bedienen. Damit verhält man sich in bestimmten Fällen sogar gesetzeskonform.
Zeit manuell oder automatisiert erfassen
Vor allem bei wenigen Einzelprojekten oder immer wiederkehrenden Arbeiten lässt sich die eigene Arbeitszeit mithilfe bereits vorhandener Software wie Microsoft Excel oder ähnlichen Tools komfortabel erfassen. Und mit ein, zwei passenden Formeln kann man am Ende des Monats sogar eine Statistik erstellen, die aussagekräftige Erkenntnisse über die geleistete Arbeitszeit und deren Effektivität liefert.
Viel bequemer und auch rechtssicherer erfolgt die Erfassung der Zeitarbeit aber mithilfe eines geeigneten Zeiterfassungsprogramms, die es in vielfacher Weise am Markt gibt. Damit wird die eigene Arbeitszeit entweder automatisiert erfasst (z.B. beim Betreten des Firmengeländes) oder mithilfe eines mobilen Geräts wie dem Smartphone oder Tablet. So oder so: Gerade bei Unternehmen mit einer größeren Zahl an Mitarbeitern ist das die beste, weil transparente Lösung.
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Lokal oder in der Cloud? Eine grundsätzliche Entscheidung
Gerade in Zeiten der DSGVO scheuen sich viele Unternehmen, personenbezogene Daten in der Cloud zu speichern – und dazu gehören die mit der Zeiterfassung in Verbindung stehenden auf jeden Fall. Daher setzen viele Firmen immer noch (oder wieder) auf die lokale Zeiterfassung, die bei allen Sicherheitsbedenken auch diverse Nachteile mit sich bringt. Der wesentlichste ist wohl die standortbezogene Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Klar gibt es auch Systeme und Möglichkeiten, Daten über lokale Netzwerkgrenzen hinweg zu erfassen, aber das ist ziemlich aufwendig und erfordert eine Menge technisches Know-how und die passende Technik.
Wie viel einfacher sind da doch cloud-basierte Zeiterfassungsprogramme bzw. -systeme. Damit können sich Mitarbeiter und sogar externe Kollegen und Kolleginnen über eine einzige zentrale Plattform anmelden und ihre geleistete Arbeit jederzeit und mühelos erfassen. Und mit dem richtigen Backend und den passenden Verschlüsselungsalgorithmen ist auch das Thema Datenschutz auf der sicheren Seite.
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Mit Cloud-Software die Arbeitszeit dezentral erfassen und zentral auswerten
Cloud-basierte Zeiterfassungssysteme wie edtime von eurodata bieten all die beschriebenen Vorteile – und mehr. Denn hier sind die Daten dank der ISO-Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und dem eigenen Rechenzentrum in Saarbrücken vollkommen sicher – und genügen damit den strengen Auflagen der DSGVO. Zudem erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters entweder seitens des Unternehmens – oder durch den Anwender selbst, indem er Anfang und Ende seines Arbeitstags mithilfe seines Smartphones oder Tablets und einer mobilen App selbst erfasst. Für die jeweils bequemste Variante.
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Gesetzliche Regelungen wie das MiLoG erfordern die Zeiterfassung
Mit dem Inkrafttreten des MiLoG (Mindestlohngesetz) müssen Unternehmen bereits seit 2014 nicht nur festgelegte Stundensätze bezahlen, sondern auch die damit einhergehenden Dokumentationspflichten beachten. Das betrifft unter anderem die Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten, die jederzeit abruf- und abbildbar sein müssen – will man sich an geltendes Recht halten.
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Disclaimer: Diesen Blogbeitrag habe ich im Auftrag der Firma SEOSEM-Consulting verfasst.